1

¡Política para

el tratamiento de datos!

¡Lo que si o si debes saber!
¿Quién es el responsable de tus datos?

DERECHO + INNOVACIÓN SAS., con NIT 901.379.407-1, CONSULTORIA DI SAS., con NIT 901.438.380-3 (Colombia) y LEGALNOVA LLC, con EIN 86-3373807 (Miami, Florida)
¿Aún tienes dudas?
No olvides leer toda la política:

  • Autorización:
    Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  • Base de Datos:
    Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  • Dato personal:
    Información vinculada o asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Encargado del Tratamiento:
    Persona natural o jurídica que por sí misma o con otras, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  • Responsable del Tratamiento:
    Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  • Cliente/ Titular:
    Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

  • Tratamiento:
    Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Área encargada de Protección de Datos Personales/Oficial de Privacidad:
    Responsable al interior de Legalnova, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Para el tratamiento de los datos personales, se aplicarán los siguientes documentos y normas de la República de Colombia:

  • Constitución Política de Colombia.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto Único 1074 de 2015.
  • Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • Manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales.

El tratamiento de Datos Personales se basará en los siguientes principios:

  • Legalidad:
    El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.

  • Finalidad:
    La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

  • Límite razonable:
    El almacenamiento y procesamiento de Datos Personales se limitará a lo necesario para cumplir los propósitos especificados y con los fines autorizados por el Titular.

  • Libertad:
    El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y autodeterminado por el titular o el mandatario.

  • Veracidad o calidad:
         La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Transparencia:
    Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

  • Acceso y circulación restringida:
    El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

  • Seguridad:
    Se tomarán las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Confidencialidad:
    Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

Legalnova usará los Datos recolectados de acuerdo con estas finalidades y como Responsable del Tratamiento:

 

A. Gestión Administrativa y Contable.

  1. Gestión de proveedores, clientes y terceros, para procedimientos de cobro, facturación, contables, administrativos y financieros de Legalnova.
  2. Gestión de convenios y contratos con grupos de interés de Legalnova.
  3. Gestión de auditorías externas e internas.
  4. Reportes a la DIAN, cumpliendo obligaciones legales.

B. Recursos Humanos y Salud Ocupacional.

  1. Verificación y evaluación de aspirantes en procesos de selección.
  2. Gestión de estudios de seguridad de aspirantes, como requisito para la contratación.
  3. Formalización contractual y seguimiento de trabajadores y proveedores durante su contrato con Legalnova.
  4. Gestión de dotación a trabajadores, relacionada con el cargo y la legislación vigente.
  5. Seguimiento del personal pasado y actual de Legalnova con fines estadísticos.
  6. Pago de nómina y reporte de novedades relacionadas con derechos y liquidación.
  7. Gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo, y la adecuada atención de incidentes y riesgos laborales.
  8. Control y seguimiento de asistencia de los trabajadores con fines estadísticos.
  9. Seguimiento a exámenes médicos de ingreso y retiro del trabajador.

C. Gestión comercial

  1. Facilitar el manejo interno de los servicios ofrecidos por Legalnova.
  2. Mantener la relación comercial con los grupos de interés de Legalnova.
  3. Registro y control de las operaciones con proveedores para futuras negociaciones.
  4. Gestionar los programas de capacitación y formación de los trabajadores de Legalnova.
  5. Publicidad y promociones comerciales de nuestros servicios a través de mensajes de texto, llamadas, correos electrónicos y/o físicos, a los clientes y proveedores.
  6. Seguimiento de la asistencia a los eventos organizados por Legalnova.
  7. Diseñar e implementar tecnología, programas, proyectos y eventos.
  8. Solicitar opiniones respecto de servicios.
  9. Evaluar hábitos de consumo, y segmentar el mercado.

D. Gestión de servicios legales y de innovación.

  1. Analizar y modificar la documentación remitida por los Clientes en el marco de nuestros servicios.
  2. Realizar contractos, constituir sociedades y presentar declaraciones tributarias en Colombia, Estados Unidos o Europa. También representar al titular en procesos judiciales o extrajudiciales, y efectuar cualquier servicio adquirido por el Cliente.

E. Tecnología y seguridad.

  1. Promover los controles de los sistemas informáticos y tecnológicos de Legalnova para administrar claves, usuarios, licencias informáticas y soporte Tecnológico.
  2. Gestión de controles de seguridad para el ingreso y salida de las instalaciones, incluyendo video vigilancia, huellas dactilares y sistemas biométricos entre otros.
  3. Registro de correspondencia para la distribución interna en Legalnova.
  4. Registro de entrada y salida de aspirantes, Clientes, proveedores e invitados.
  5. Búsqueda, Consulta y Reporte de información en centrales de riesgo, listas restrictivas, procesos judiciales y listas controladas por autoridades nacionales y extranjeras.
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales tratados por Legalnova o los encargados del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Legalnova, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
  • Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato siempre que no haya una relación contractual vigente con Legalnova.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.
  • Conocer nuestra Política el tratamiento de Datos Personales, y los cambios que se produzcan.

El Titular autoriza a Legalnova a transmitir sus datos personales a terceros aliados responsables en Colombia y en el exterior para efectuar la asesoría contratada. La transferencia se hará de acuerdo con la presente política de tratamiento y los estándares de seguridad implementados por Legalnova.

La transferencia o transmisión de información a terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional, también se harña de acuerdo con las finalidades del tratamiento. Para otros casos, se requerirá la autorización del Titular.

Legalnova solicitará la Autorización previa e informada a los Titulares. Esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. Legalnova conservará prueba de las autorizaciones otorgadas.

La Autorización del tratamiento de datos, será extensible a los Encargados del tratamiento, si los hubiere. Los Encargados se ceñirán a las finalidades y disposiciones de esta Política.

Los siguientes procedimientos estarán disponibles para la atención de consultas y reclamos presentados por los Titulares, sus causahabientes o cualquier persona con interés legítimo:

A. Consultas.

Correo electrónico en el que:

  1. Se identifique con nombre y número de identificación.
  2. Especifique el motivo de la consulta.
  3. Acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando los soportes.
  4. Indique la dirección física o electrónica a la que se pueda remitir la respuesta.

La consulta se atenderá en máximo 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en este término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora. También se indicará la fecha en que se resolverá la consulta, lo cual ocurrirá en máximo 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (art. 14, ley 1581/12).


B. Reclamos

Podrá presentar reclamación por medio físico o electrónico. La reclamación será gestionada cumpliendo los siguientes requisitos: 

  1. Identificarse con nombre y número de identificación.
  2. Especificar el motivo del reclamo.
  3. Acreditar el interés legítimo con el que actúa, adjuntando los soportes.
  4. Indique la dirección física o electrónica a la que se pueda remitir la respuesta.

Si el reclamo se encuentra incompleto, se pedirá dentro de los 5 días siguientes a su recepción que sea completado. Si no se presenta la información solicitada en los 2 meses siguientes a la fecha del requerimiento, se entenderá que se ha desistido del mismo.

Si Legalnova no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en los 2 días hábiles siguientes, informando al interesado. 

Durante los 2 días hábiles siguientes al reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo. La leyenda deberá mantenerse hasta la decisión del reclamo.

El reclamo se atenderá en máximo 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibido. Si no es posible atenderla en este término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora. También se indicará la fecha en que se resolverá la consulta, lo cual ocurrirá en máximo 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (art. 15, ley 1581/12).

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

Si después del término legal no son eliminados los datos personales de las bases de datos, el Titular podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que lo ordene. Para este caso, aplicará el procedimiento del artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Las consultas y reclamos se podrán presentar en los siguientes canales:

  • Correo electrónico: info@legalnova.co
  • Dirección: Carrera 11 # 93A-53 Ed. Oficinas Carrera Once, Of. 203
  • Teléfono: + 571 629 0618
  • Celular: (+57) 301 710 1017

Legalnova se reserva el derecho de modificar la política de privacidad en cualquier momento. Para ello, publicará un aviso en la página web con 15 días hábiles de anterioridad a su implementación. Si el Titular no está de acuerdo con las nuevas políticas, podrá solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. No se podrá solicitar el retiro de los datos mientras tenga un vínculo con Legalnova.

La presente política estará vigente desde agosto de 2021.